Sicher, zeitsparend & wirtschaftlich: Digitalisieren Sie Ihre Unternehmensprozesse
Was bedeutet es, Unternehmensprozesse zu digitalisieren?
Im Wesentlichen geht es bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen um die sichere automatische Archivierung und Weitergabe von Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile digitaler Prozesse. Anhand eines Vergleichs zeigen wir zudem Unterschiede zwischen der analogen und digitalen Archivierung auf. Außerdem erklären wir, wie LS IT & Media Ihr Unternehmen beim Einrichten digitaler Prozesse unterstützen kann.
Warum Prozesse digitalisieren?
Digitale Unternehmensprozesse bringen Ihnen vor allem drei Vorteile: mehr Sicherheit, mehr Zeit und mehr Wirtschaftlichkeit. Zugleich helfen sie Ihnen, dem Ziel des papierlosen Büros näher zu kommen. Digitalisierte Prozesse machen Ihre Arbeit also auch nachhaltiger.
Mehr Sicherheit
Gespeichert mit einer geeigneten Software, sind Ihre Dokumente gleich in zweifacher Hinsicht gut geschützt. Zum einen bewahren Passwörter und weitere Mechanismen Ihre Dokumente vor einem ungewollten Zugriff von außen. Zum anderen sorgt die Technik dafür, dass Sie beim Aufbewahren und Weiterleiten von Dokumenten automatisch datenschutzrechtliche und vor allem gesetzliche Vorgaben einhalten – denn die Originale bleiben stets auf dem Server beziehungsweise in der Cloud. Weitergeleitet werden jeweils nur Verlinkungen auf die Originale.
Mehr Zeit
Die digitale Archivierung erspart Ihnen lange Suchen und ermöglicht es Ihnen, blitzschnell auf Dokumente zugreifen und sei weiterleiten zu können. Die Software prüft eingehende Dokumente auf Indikatoren wie beispielsweise IBAN, Rechnungsnummer oder Datum und speichert sie in einer klar definierten, logischen Ordnerstruktur mit passenden Dateinamen ab. Dokumente lassen sich im Handumdrehen finden, indem man sich schrittweise durch die übersichtliche Ordnerstruktur klickt oder eine gezielte Suchanfrage startet. Zugleich leitet die Software eingehende E-Mails direkt an die richtigen Stellen in Ihrem Unternehmen weiter (Buchhaltung, Einkauf etc.) und ordnet sie auf Wunsch auch direkt den zugehörigen Vorgängen zu.
Mehr Wirtschaftlichkeit
Digitale Prozesse machen Ihr Unternehmen aus gleich zwei Gesichtspunkten wirtschaftlicher:
1. Menschen machen Fehler. Auch bei vermeintlich einfachen Arbeiten wie dem Abheften von Unterlagen reicht ein unaufmerksamer Griff – und schon ist ein Dokument später schier unauffindbar. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann im Zweifel sogar teuer werden. Selbstverständlich ist auch das Einrichten einer Digitalisierungs-Software mit einer Einarbeitungszeit verbunden. Stehen die Prozesse jedoch erst einmal, haben Flüchtigkeitsfehler keine Chance mehr.
2. Digitalisierte Prozesse schaffen Raum für das wirklich Wichtige. Zwar schreitet die Technik immer weiter voran, aber noch kann sie uns längst nicht alles abnehmen. Im direkten Gespräch mit dem Kunden beispielsweise oder beim Entwickeln neuer Ideen, Strategien und Geschäftsfelder sind Ihre Mitarbeiter gefragt. Digitalisierte Prozesse halten Ihren Beschäftigten dafür den Rücken frei.
Digitaler und analoger Prozess im Vergleich
Die Vorteile digitaler Unternehmensprozesse werden im direkten Vergleich zum analogen Vorgehen besonders deutlich:
Analoger Prozess
- Die herkömmliche Post und E-Mails treffen bei einer zentralen Stelle im Unternehmen ein.
- Alle Briefe und alle Mails müssen zunächst von einem Mitarbeiter geöffnet werden.
- Verwaltungsmitarbeiter sortiert Post, liest E-Mails und leitet diese an die Verantwortlichen weiter. Briefe und E-Mails werden sortiert und an die Zuständigen weitergeleitet.
- Die Ansprechpersonen der Bereiche sortieren die Dokumente in Ordner ein und / oder verteilen. In den zuständigen Abteilungen werden Briefe und Mails in Ordner einsortiert oder erneut weiterverteilt.
- Verantwortliche Personen unterschreiben Dokumente per Hand, die eine Unterschrift benötigen. Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen, werden per Hand abgezeichnet.
Natürlich variiert der Arbeitsaufwand je nach Größe und Art des Unternehmens. Auch die Menge an Dokumenten und die Länge der (Kommunikations-)Wege in der Firma haben einen Einfluss. Fest steht allerdings: Das Sichten, Weiterleiten, Abheften, Ablegen und Abzeichnen nimmt viel Zeit in Anspruch.
Digitaler Prozess
- Post und E-Mails treffen bei einer zentralen Stelle ein.
- Herkömmliche Briefe müssen geöffnet werden, E-Mails allerdings werden gleich automatisch an die Zuständigen weitergereicht.
- Die Dokumente aus den herkömmlichen Briefen werden gestapelt von einem Dokumenten-Scanner erfasst.
- Die Software durchsucht die eingescannte Post und speichert die Dokumente automatisch ab und leitet sie über einen Workflow in den Unternehmensprozess ein.
- Die Zuständigen unterzeichnen Dokumente, bei denen das notwendig ist, bequem mit einem virtuellen Stempel oder einer digitalen Signatur.
Der Zeitaufwand beschränkt sich unabhängig vom Unternehmen auf das Öffnen und Ablegen der Post in den Dokumenten-Scanner. Dank der Digitalisierung ist das Archivieren und Weiterleiten von Dokumenten zu einer Sache von Minuten geworden.
Ihre Digitalisierungsexperten
Ganz klar: Damit Ihr Unternehmen von den Vorzügen der Digitalisierung profitieren kann, müssen Hardware und Software professionell eingerichtet und Ihr Personal richtig geschult werden. Dafür stehen wir Ihnen gemeinsam mit unseren Partnern als Experten gerne zur Verfügung.
Wir von LS IT & Media sind Digitalisierungsexperten und Full-Service-Provider. Unsere Aufgaben bei der Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse sind:
- Wir stellen die passende Hardware (zum Beispiel einen Scanner für die Erfassung von Dokumenten und Chip-Systeme für die Zeiterfassung) bereit. Die dazugehörige Software liefern wir ebenfalls.
- Wir richten ein Speichersystem fürs Archivieren von Daten ein und kümmern uns auch um dessen Wartung (Server oder Cloud).
- Wir schützen Ihre Daten vor Angriffen etwa durch Malware oder Spam.
Wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens eine fachspezifische Expertise erfordert, beziehen wir unser Partnerunternehmen NWBC ein. NWBC ist ein zertifiziertes ELO-Unternehmen. ELO ist der Marktführer der Dokumenten-Management-Systeme und seit 1995 auf dem Markt. NWBC beschäftigt Spezialisten für alle Digitalisierungs-Bereiche. Das Unternehmen unterstützt uns dabei, Standardlösungen zu implementieren und Sonderlösungen für Kunden zu entwickeln. Vom Architekten über Rechtsanwälte bis zu großen Industrieunternehmen: Unser Partner hat für jede Branche den passenden Experten im Team.
So werden Ihre Unternehmensprozesse digital
- Kontakt mit LS IT & Media aufnehmen
- Gemeinsam besprechen wir Möglichkeiten und den potenziellen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Bei einem Workshop mit LS IT & Media und NWBC werden Ihre Bedürfnisse und Anforderungen unter die Lupe genommen.
- Einführung der Systeme: LS IT kümmert sich um Hard- und Software, NWBC definiert die Prozesse und begleitet das Unternehmen bei der Einführung vor Ort oder auch Remote.
- Begleitung und Anpassung des Systems
Dank der engen Zusammenarbeit der Unternehmen erhalten Sie speziell aufeinander abgestimmte Hardware- und Softwarekomponenten.
Lassen Sie sich jetzt unverbindlich von unseren Experten beraten. Kontaktieren Sie uns per Mail, per Telefon unter (0491) 976 850 oder fragen Sie ganz einfach über unser Formular einen Beratungstermin an.
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Über den Autor:
Eckhard Groen
Inhaber & Geschäftsführer
Eckhard Groen ist Ihr Ansprechpartner für den Bereich Projektplanung. Lassen Sie sich von ihm unsere Produkte in einem Showroomtermin in unserem Hause präsentieren und planen Sie anschließend die Umsetzung Ihres Projektes – kostenlos und unverbindlich!
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